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Cómo hacer reuniones más efectivas

Las compañías suelen creer que a mayor cantidad de meetings, mejor funcionamiento y esto termina generando una sobrecarga en la agenda. De qué modo lograr eficacia. El rol del moderador, clave a la hora de procurar que no haya desvíos.

Cómo hacer reuniones más efectivas

En el entorno laboral, las reuniones son un elemento totalmente necesario para coordinar los esfuerzos individuales, cooperar en proyectos conjuntos, generar y proponer nuevas ideas o solucionar conflictos. Sin embargo, a menudo se sale de ellas con la sensación de que resultaron una pérdida de tiempo, ya que no todas son necesarias y/o efectivas.

Hay que tener en cuenta que son clave para fomentar el trabajo en equipo, incluir a las personas en la toma de decisiones, logrando involucrarlos, que tengan participación activa y fomentar la integración de los colaboradores.

Es una herramienta poderosa que un líder debe manejar para influenciar y motivar a sus equipos. Mal utilizadas, pueden generar un efecto contrario. "El líder debe estar atento en relación a lo que sucede en el grupo durante las reuniones para poder intervenir de forma apropiada. Además, puede sacar provecho uniendo lo que está en el aire, lo que surge con lo que pasa en el día a día, conjugar los datos duros con opiniones, sugerencias, comentarios y otros puntos de vista provenientes de las personas que asisten a la junta. Su tarea es ampliar la visión de las personas y llevarlas a buscar respuestas provechosas", detalla Juan Manuel Cueto, mananging Partner de Wallchase.

Sin embargo, cuando quien lidera lo hace desde una posición de control y baja confianza en la autonomía del equipo, puede ser un problema. "En Increase establecen una metodología con un esquema de reuniones muy claro que facilita la toma de decisiones. Las reuniones tácticas, generalmente semanales, tienen una estructura definida que consta de siete fases: una ronda de inicio, un chequeo de tareas recurrentes, la revisión de métricas, nivel de confianza para alcanzar cada uno de los OKRs del círculo, avances de proyectos vivos, temas a resolver y finalmente una ronda de cierre. La única fase en la que se permite el diálogo es la de temas a resolver, en donde alguien pide tratar un tema, presenta una propuesta, se abre el debate y se toma una decisión con un responsable y un deadline claro", destaca Maru Buteler, Chief Culture Officer de Increase.

Pablo Liotti, gerente de Marketing & Comunicación para el Grupo Adecco en la Argentina & Uruguay, explica: "Es necesario plantear la idoneidad de la reunión para determinar si será o no útil; esto incluye reuniones presenciales y virtuales. Para evaluarlo, debemos pensar en si cualquier alternativa a la reunión (llamada telefónica, e-mail, teleconferencia) puede resolver nuestra necesidad comunicativa con la misma efectividad. Debemos valorar si nuestra presencia es necesaria o si podemos mandar previamente nuestros aportes o trasladarlos a un compañero para no sobrecargar de voces el encuentro".

Una vez que se decide que la reunión es necesaria, una buena planificación es crucial para garantizar su éxito. Elegir con cuidado a los invitados, el lugar y los temas que hay que tratar y resolver es la base para un desarrollo favorable. "Es vital que todos los participantes tengan una idea de la agenda de temas, como así también que cuenten de antemano con todas las herramientas y documentos que en la misma se debatirán, a los efectos de tener en mente posibles soluciones o preguntas que surjan de ellos", destaca Liotti.

Ya dentro de la reunión, es clave mantenerse fiel al horario prefijado, ceñirse a los temas pactados y terminar con conclusiones claras y útiles. Si aparecen temas importantes pero que no están relacionados con el objetivo, lo ideal es anotarlos y dejarlos en stand-by para discutirlos en otro momento. De este modo no se pierden las iniciativas que se generan y, a la vez, se evitan desvíos temáticos.

Otro consejo es facilitar algo de comida y bebida, y terminar con un breve sumario que refleje las principales conclusiones y resoluciones tomadas tras la sesión, para evitar cualquier duda o malentendido posterior. "No hay nada mejor que documentar lo que se trató y los pasos a seguir, con una clara referencia a los deadlines si los hubiere y los responsables de su ejecución", concluye Pablo.

Por su parte, Roberto Mansilla, de Snoop Consulting, afirma que el moderador es fundamental para procurar que no haya desvíos. "Las reglas deben ser claras, la agenda bien definida y dejar en claro los temas que se tratarán, siempre es ideal hacer una minuta y, sobre todo, hacer seguimiento posterior. Nosotros tenemos herramientas muy sencillas para registrar y seguirlas luego. A modo de minuta, solemos grabar en audio o video las reuniones que consideramos importantes, incluso cuando hacemos desayunos comerciales, por ejemplo, las transmitimos por nuestra red social interna para que pueda verla quien quiera. Dado que nosotros tenemos oficinas en Capital, La Plata y Chile, es muy frecuente que las reuniones sean con personas distribuidas y, por suerte, hoy existen herramientas que ayudan mucho a esta modalidad. Finalmente, antes de hacer una reunión es bueno hacerse la pregunta: ¿realmente es necesario hacer esta reunión?", concluye Mansilla.

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