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Jueves 4.1.2018
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La despapelización de la abogacía

Avanza la "despapelización" en el sector legal. El factor cultural es el mayor desafío para eliminar la "práctica" del físico.

La despapelización de la abogacía

En pleno siglo dieci veintiuno, la abogacía está empezando a ver las ventajas de despapelizar sus actuaciones. Velocidad, accesibilidad, seguridad, comodidad y ahorro son algunas de las más evidentes.

En el ámbito corporativo, Telefónica viene haciendo grandes avances en este proceso. Juan Manuel Haddad, su gerente de Legales, explica que están aplicando un "proceso digital automático punta a punta para oficios judiciales".

Este consiste en poner a disposición un portal para jueces y fiscales, para que puedan solicitar los oficios vía web eliminando el papel y los tiempos de espera de respuesta para los cerca de 7.000 requerimientos mensuales que recibe y debe procesar la empresa.

"Una vez que el oficio ingresó, lo toma un robot que hace los análisis en nuestro sistema y responde automáticamente. Con este proyecto nos desafiamos a contestar los oficios en el día, poder solicitar información las 24 horas los 365 del año y empezar a explorar con herramientas de IA", dice. Hoy, el proyecto está en etapa de testeo, pero ya fue mostrado con resultados promisorios en fiscalías de la Nación, provincias de Buenos Aires y Mendoza y CABA. El plan es tener en septiembre la web y en diciembre empezar a contestar los oficios automáticamente. "Es la primera experiencia en automatización de tareas legales en la Argentina y estamos muy orgullosos de ser referentes en la transformación digital en asuntos legales".

En su estudio, Alejandro Werner impulsa un cambio similar. El socio de Alchouron, Berisso, Brady Alet, Fernández Pelayo & Balconi cuenta que el proceso de digitalización que se encaró hace más de dos años tuvo el fin de reducir a la mínima expresión la necesidad de realizar el archivo de documentación y soportes de información físicos, con una agilización de los procesos y ahorros de tiempo de gestión y espacio físico. "De manera indirecta, también tuvo como consecuencia asegurar un fácil acceso a todas las personas autorizadas a consultarlos, y automatizar los procesos profundizando las posibilidades del knowledge management al poner al alcance de todos la información y el valor agregado generado por los diversos sectores", cuenta, y reconoce que el principal reto fue "el cambio cultural, pasar del formato físico al digital", tanto en las tareas de asesoramiento, investigación, gestión y administración.

"La transformación se logró identificando agentes de cambio, sectores que lideraron las primeras acciones, funcionando como proyectos pilotos y de referencia interna", señala. Además, los cambios fueron acompañados por medidas relacionadas con el rediseño de los lugares de trabajo, reduciendo los espacios de guardado de documentación.

Experiencia

A paso lento, los poderes judiciales de la Nación y de las provinciales se van sumando a la digitalización. El caso de San Luis puede servir de referencia, dado que arrancó hace 15 años.

"Había que suplantar la cultura del expediente papel. La materialidad", apunta Ana María Boiero, secretaria de Informática del Poder Judicial de dicha provincia. "Primero dejamos que convivan ambos soportes con la obligación de que las constancias electrónicas con firma digital tuvieran exacta correspondencia con las actuaciones impresas y firmadas de puño y letra. Después, decidimos que al imprimir no se firmara más en el papel, dejando constancia de que la actuación estaba firmada digitalmente. Así comenzó a gestarse la conciencia de que el verdadero expediente era el digital", añade.

Más adelante, se dejó de imprimir todo lo que generase el Poder Judicial y las presentaciones externas que ingresaran electrónicamente. Con esto, la única forma de acceder a esos registros fue la consulta online del expediente. "Generó tal incomodidad que el ingreso de escritos electrónicos por los abogados y auxiliares -voluntario por entonces-, se volvió más frecuente que la presentación en papel", recuerda Boiero.

Finalmente, se suprimió por Acordadas del Superior Tribunal la posibilidad de efectuar presentaciones en papel, hasta llegar a la despapelización total del Poder Judicial puntano en abril de este año. "El cambio genera enormes resistencias, requiere una decisión firme y sostenida de avanzar en este proyecto", remarca Boiero.

Igualdad

Ana María Boiero cuenta siempre la anécdota de una profesional joven que le agradeció por "haberla igualado con los colegas varones". Entre otras cosas, comenta, "ya no necesitaba postergar sus trámites cuando se enfermaba alguno de sus hijos; seguía litigando al lado de su cama".