Coronavirus cuarentena y home office: cómo hacer reuniones virtuales productivas online

por  DANIEL COLOMBO

Facilitador y Máster Coach Ejecutivo especializado en CEOs, alta gerencia, profesionales y equipos. LinkedIn Top Voice América Latina 2019. 

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Coronavirus cuarentena y home office: cómo hacer reuniones virtuales productivas online

La cuarentena ante el coronavirus cambió para siempre la cultura del trabajo. Las empresas más anticuadas y los líderes más reacios tendrán que aceptar que el trabajo remoto es eficiente. Consejos para que las reuniones virtuales sirvan en términos de resultados y gestión emocional.

La pandemia del Covid-19  parece expandir y consolidar lo que desde hace unos 10 años se marcaba como tendencia: el trabajo a distancia

Con la cuarentena  por el coronavirus , muchas empresas con protocolos anticuados han debido adaptarse rápidamente a la realidad, y empezar a funcionar de manera remota. 

Las áreas de Sistemas, que desde hace tiempo venían pidiendo pista para aterrizar con metodologías de trabajo más ágiles en esas empresas quedadas en el tiempo cobran hoy un protagonismo esencial: necesitan garantizar que todo siga funcionando con la gente desde sus hogares. 

Lo cierto es que, cuando pase la pandemia, tendremos muchos desafíos por delante, y entre ellos estará definir cuáles son las nuevas culturas de trabajo, cómo medir la productividad a distancia y cómo capitalizar en términos de experiencia este gran aprendizaje colectivo mundial. 

Coronavirus y home office: cómo trabajar en casa y ser productivo en cuarentena

Ante las medidas del Gobierno para suspender las clases y las actividades con público hasta el 31 de marzo, las empresas -incluso las más anticuadas- avanzan con el teletrabajo. Su impacto en los que no están habituados a trabajar desde casa.

  

En América latina se pierde un 40% del tiempo en reuniones improductivas. Para aquellos líderes y organizaciones amantes de las reuniones extensas donde se habla mucho y se decide poco, el paso al mundo virtual no cambia mucho las reglas de juego, puesto que desde el home-office -como se entiende hoy en día- esos diálogos sin respuestas se pueden extender por horas o, peor aún, obligar al equipo a estar conectado todo el tiempo y a la vista para ver si efectivamente están trabajando.  

Esos líderes y esas empresas deben entender que el mundo del trabajo cambió para siempre. Y si después de la pandemia no están preparados para afrontar el desafío, se les vienen tiempos peores. Por lo tanto, quizás les convenga empezar a moderar esa idea de que “pronto vamos a volver a estar como antes”, porque, lamento informarles, nada volverá a ser lo mismo

Hace unos meses fui convocado para trabajar con un equipo de gestión del cambio que estaba liderando la transformación de miles de personas al teletrabajo debido a una fusión empresarial. Una gran cantidad de psicólogos, sociólogos, especialistas en marketing y comunicadores estaban sumamente preocupados porque, en forma remota y virtual, no lograban impactar en las personas ni transmitir claramente los mensajes pese a la cantidad de recursos asignados y que estaban aplicando.  

La respuesta era sencilla: les faltaba considerar el punto de vista de los empleados, que incluye la gestión emocional que debe hacer cada empresa en tiempos de transformaciones profundas. En un contexto de incertidumbre, es necesario aprender a desaprender las formas habituales de hacer las cosas. 

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La escucha asertiva es una de las claves del nuevo liderazgo. Es un paso superior a la escucha activa. Implica prestar atención a lo que se dice, pero también a los gestos, matices, pausas y gestos. Es una valiosa fuente de gestión emocional.

Cómo hacer reuniones online productivas

 

# 1 - Preparar el temario  

Es fundamental que todos dispongan anticipadamente de los temas que se abordarán, así preparan lo que deben aportar. Sugiero abrir también una instancia de feedback para recoger inquietudes a incorporar en la próxima cita virtual. Es clave especificar el horario de inicio y finalización. 

# 2 - Enviar las invitaciones 

Cada miembro recibirá una invitación vía la plataforma elegida, para agregarla a su calendario virtual, o podrá bajarla a su agenda en papel. Por lo general estas invitaciones ya incluyen el código de acceso a la reunión y el link directo.  

# 3 - Entorno físico

Es fundamental recomendarle a cada participante que, en lo posible, encuentre un lugar en su hogar donde no haya ruidos de fondo ni música, así como sin tránsito de otras personas que convivan en ese espacio, para evitar que todos los participantes de la reunión virtual se distraigan.

# 4 - Plataforma adecuada  

Mis favoritas son Zoom, Hangouts o Skype, que tienen mucha estabilidad, flexibilidad, son fáciles de utilizar y tienen varias prestaciones interesantes. Es importante asegurarse que todos cuenten con señal de internet apta para usar esas herramientas y que descarguen los programas apropiados a sus dispositivos.  

# 5 - Simulacro

En casos que son debutantes en esta modalidad de trabajo remoto, es fundamental hacer una reunión de briefing de 10 minutose (antes de empezar o terminar la jornada formal) para asegurarse que todos tienen las herramientas tecnológicas instaladas, resolver dudas de uso y reforzar las buenas prácticas.

# 6 - Puntualidad 

Una reunión virtual no es un after con amigos: tiene la misma dinámica que si fuera de manera presencial.  

# 7 - Liderazgo  

uQuien conduce la reunión virtual puede ser el máximo responsable de un equipo aunque, dado el contexto excepcional, y según el protocolo del liderazgo colaborativo, conviene impulsar que la voz cantante sea rotativa, dependiendo de los asuntos.  

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# 8 - Creatividad

Dado que estar reunidos de manera remota limita la riqueza del lenguaje no verbal en los intercambios, conviene que cada participante se proponga que su intervención sea entretenida, rica y dinámica. Quien guía la conversación, debe ir mechando preguntas de gestión emocional para reforzar la idea de que no están juntos pero sí unidos ("¿cómo vamos hasta aca?”, “¿estamos todos de acuerdo?", ¿hay alguna duda?").

Dado que en una reunión presencial hay más contexto para analizar temas, es importante que en las reuniones virtuales los documentos de apoyo se envíen antes de empezar a exponer o inmediatamente después, para que todos dispongan de la información en tiempo real. Desde ya, es importante que quien haya facilitado la reunión haga la minuta de los temas tratados, su deadline y los responsables de ejecutarlos.

# 9 - Motivación

En el caso de una crisis como la que estamos viviendo, sugiero incorporar una herramienta de coaching ejecutivo: Check in, Check out. Al inicio de la reunión virtual, es importante ceder unos minutos para que cada uno exprese lo que sienta o quiera (eso permite, al líder, calibrar en qué estado emocional se encuentran los participantes). Al finalizar, cuando ya todos tienen en claro qué deben hacer, no cuesta nada disparar una pregunta poderosa y motivadora para reforzar los compromisos, por ejemplo: “¿Qué nuevo reto podemos asumir hoy para mejorar nuestro desempeño en el home office?”.  

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Comentarios1
Ernesto Rey
Ernesto Rey 25/03/2020 01:06:28

muy bueno